第一章     總則

第一條 為了加強檔案的收集和管理工作，有效地保護和利用檔案，為學院各項工作服務，為社會服務。根據《中華人民共和國檔案法》和《成都市檔案管理條例》，以及《四川省〈高等學校檔案管理辦法〉實施細則（試行）》等法規條例，結合學院的實際，制定本管理辦法。

第二條 本辦法所稱檔案的範圍，是凯发注册主要職能功能和本院師生員工在從事教學科研和管理等各項工作活動中形成的，對學院和社會有保存價值的各種文字、電子文件數據、圖表、聲像、光盤、磁盤等不同載體形式的曆史記錄材料。它是學院各項工作的真實記錄，是全院師生智慧和經驗的結晶，對學院各項工作起到憑證和考查的作用。

第三條 凯发注册内部各單位和個人應當遵守本辦法，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護檔案的義務。

第四條 檔案是學院的寶貴财富。檔案工作是辦好學院的重要基礎工作之一，是反映和衡量學院整體水平的一個重要标志。檔案工作應納入學院總體發展規劃和年度計劃，納入學院管理制度和各級各類人員的職責範圍，并作為考核内容之一。

第二章     管理體制

第五條 本院檔案工作遵守統一領導，分級管理的原則。由分管領導直接領導，部門和二級單位設檔案專兼職管理員，受黨政辦公室檔案秘書指導和本部門主管領導分管。

第六條 領導職責分工：院長負責領導全院檔案工作；黨委副書記負責檔案的劃密、解密和黨委系統檔案歸檔的領導工作；黨委副書記、紀委書記負責日常檔案工作領導，決定鑒定、銷毀等重大事宜。

第七條 院、處、室、系、部檔案管理部門既是學院檔案工作的行政職能部門，又是永久保存和保護檔案的科學文化事業機構，同時又是開發利用檔案資源的信息交流中心。

第三章     文件材料的收集與歸檔

第八條 我院推行文書處理部門按件立卷歸檔制度。凡是學院在教學、科研、管理等各項活動中形成的、具有保存價值的材料，各職能部門都應該按管理辦法，由兼職檔案員收集、積累、整理、歸檔。

第九條 文件材料的收集、積累

（一）學院各類檔案的形成，是通過接收各處、室、系、部歸檔的案卷來實現的，各職能部門收集積累工作的好壞，直接決定和影響學院檔案的數量和質量。各兼職檔案員應以高度的責任感做好平時文件材料的收集、積累工作C

（二）建立平時收集歸類制度。各部門兼職檔案員平時應根據工作職能，設立不同保管期限類目，随時将辦理完畢的文件材料歸類，做好産生一件檔案，收集一件檔案，分類保管有序。

第十條 文件材料的歸檔範圍

學院各職能部門在其工作活動中形成的工作計劃、工作總結、會議決定、紀要、決議；工作中的請示、報告、批複及各種上報材料，各類報表憑證、各類合同、協定，重大事件、重要工作等，以及教學、科研、基建等工作中各階段的材料，均屬歸檔範圍，詳見《凯发注册文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表》。

第十一條 歸檔要求

（一）凡屬歸檔範圍的材料，必須完整、準确、系統，能反映其活動的真實内容和活動的全過程。

（二）歸檔的文字材料應字迹清楚，紙質優良，使用優質藍黑墨水或碳素墨水書寫，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、彩色筆、複寫紙和劣質紙張等書寫材料，對不合質量要求的，應采取補救措施，方能移交。

（三）歸檔的文件材料，要按問題、時間或重要程度、保管期限來整理，要注意文件的完整性，一份文件是一件檔案，同一問題、同一項工作的各件檔案要作為整體來組卷。

（四）教學、科研、科技開發、基建、設備、出版等專題性、成套性的歸檔材料，要按階段、結構部件等分别組卷歸檔。

（五）歸檔材料中，密不可分的同件材料排列順序是：批複在前，請示在後；正件在前，附件在後；結論性材料在前，依據性材料在後；文字材料在前，圖樣在後。

（六）歸檔材料中，凡反映學院主要職能活動和基本曆史面貌，對本院和國家建設有長遠利用價值的，要列為永久保管；凡反映學院一般工作活動的，但較長時間有考察價值的，保管期限列為30年；凡在較短時期内對學院工作的考查利用價值的，保管期限為10年。工作中不歸檔的材料，請參見不歸檔制度。

（七）歸檔時，要把不同年代的文件分開。對跨年度的文件，如規劃、計劃等放在文件内容針對的第一年；總結、報告等放在文件内容針對的最後一年；跨年度的請示、批複，放在批複年度；跨年度的會議材料，放在會議開幕的年度。

（八）歸檔時，要認真分類，分保管期限，認真填寫好卷内目錄，做到書寫工整，格式正确。對破損的文件要修補。要除去文件上的金屬物，用縫紉機棉線進行裝訂，确保每件檔案的質量。

（九）歸檔時，要填寫好檔案移交目錄一式兩份，在檔案室檢查核實無誤後，雙方在移交目錄上簽字，一份移交檔案室，一份由交檔部門留存。對不合要求的案卷，立卷人員應重新加工整理，方可歸檔。

第十二條 歸檔時間

（一）我院确定每年四月為歸檔月。在歸檔月，各處（室）、系（部）應将上一

年的文件材料全部清理歸檔。

（二）有關科研項目、基建項目的材料，應在該項目通過鑒定驗收後三個月内歸檔。

（三）有關産品科技開發材料，應在産品定型鑒定或驗收後三個月内歸檔。

（四）大型設備材料，在設備購回開箱驗收後，投入使用二個月後歸檔。

（五）會計報表、憑證、帳簿等會計材料，在會計年度終了後，由财務室進行歸檔并保存，由次年四月份向學院檔案室交會計檔案目錄。

第四章   檔案的管理

第十三條 我院檔案按《四川省〈高等學校檔案管理辦法〉實施細則（試行）》的具體要求進行管理。學院設檔案全宗一個，分黨政類、教學類、科研類、基建類、儀器設備類、财會類、聲像載體類、實物類共八大類。

各類檔案編号為：年度号+保管期限+類别+件号

第十四條 檔案入庫分年度，按編号從上到下，從左到右，依次排列，庫房内溫濕度要符合要求，做好防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防強光、防高溫、防盜、防磁等工作，确保檔案的安全。

第十五條 做好檔案的保密工作，要按國家的有關保密法規，劃定好密級，重點管理好帶有密級的檔案，嚴格執行保密制度。

第十六條 檔案室每年要對庫藏檔案進行一次清理核查工作，做到帳物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時修補、複制，如有損失和損壞檔案的問題，要查明原因，及時報告領導，妥善處理。

第五章  檔案的利用

第十七條 檔案工作的最終目的，是利用檔案住處資源，積極提供有價值的材料為學院領導、各項管理及教學、科研工作服務。檔案室應以多種服務手段，提供利用，當好助手和參謀作用。

第十八條 檔案室要根據學院工作和利用者需求，利用信息化檢索工具，有計劃劃地做好檔案資料的編研工作，為利用檔案提供方便。

第十九條 要認真執行《凯发注册檔案借閱制度》，根據利用者的具體要求，積極主動調閱案卷，辦理查閱借閱手續，要熟悉檔案庫藏的内容和分布情況，查找檔案做到及時、有效，保證查準率。

第六章  附則

第二十條 本辦法從學院批準之日起執行，以往下發的文件同時作廢。

凯发注册

二00九年十一月