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檔案工作制度

凯发注册學生檔案管理辦法(試行)

2021年10月17日 浏覽量: 編輯:李文江(黨政辦) 供稿:黨政辦公室 字體:


第一章 總則

第一條 為了進一步加強學生檔案管理,促使我校學生檔案管理工作規範化、制度化,根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案工作規範》以及《四川省普通高等學校學生檔案管理辦法(試行)》等法律、法規,結合我校實際,特制定本辦法。

第二條 學生檔案是反映學生在校期間關于德、智、體、美、勞及家庭政治、經濟狀況等方面的個人檔案材料。學生檔案是學校培養、教育學生過程中形成的第一手資料,是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據。

第三條  學生檔案管理工作,是一項常規性的基礎工作,是我校檔案管理工作的重要組成部分。學生檔案管理堅持真實性、完整性、安全性、規範性原則, 實行歸口負責和集中管理相結合。

第四條  黨政辦檔案科根據學校的統一要求,安排部署全院學生檔案材料的收集、整理和完善工作,做好學生檔案的統一管理工作。各二級學院學生檔案管理工作由分管學生工作的黨總支(副)書記主管,具體工作由學生工作辦公室負責

第二章 學生檔案材料的歸檔

第五條  歸檔内容的範圍

(一)新生檔案材料主要包括:高中畢業生登記表、高中階段體檢表、體質測試表、高中學生考試(考查)成績登記表、高考報名登記表、高考體檢表、志願表等。

(二)畢業生檔案材料主要包括:學生登記表、大專學生身體健康體檢表、大專體測表、綜合成績單、畢業生政審表、畢業生登記表、派遣證、畢業證複印件及學生在校期間的各種重要考評材料、獲獎證明等。

(三)黨組織材料:凡政治面貌為中共黨員或中共預備黨員的畢業生,其檔案還應包括:入黨志願書、入黨申請書、轉正申請書、入黨積極分子培養登記表、預備黨員培養教育考察登記表、預備期内預備黨員的思想彙報材料。

第六條  學生檔案的歸檔移交

(一)各二級學院要按照歸檔範圍及要求,将本學院學生應歸檔的材料,收集齊全、完整。若新生紙質檔案郵寄至學校,由檔案科收集整理并填寫《凯发注册新生高中檔案交接清單》後移交各二級學院。若學生入校時新生紙質檔案自帶,報到時将檔案交至錄取專業所在二級學院輔導員處。新生輔導員應對檔案進行鑒别整理,并填寫《凯发注册新生高中檔案交接清單》後移交檔案科歸檔。各二級學院新生輔導員應督促未及時交納檔案的新生在當年1231日前将檔案歸檔。

(二)各二級學院要做好學生在校期間形成的檔案材料的收集整理工作。由輔導員負責将學生的各種獎懲材料收集整理,在材料形成後一個月内,移交檔案科,并協助檔案科做好歸檔工作

(三)檔案科應把因休學、參軍保留學籍等情況的學生檔案作為非在校學生檔案妥善保存,複學後,應及時将其檔案按所在班級重新歸入在校生檔案。

(四)檔案材料須用紙張為16開或A4規格的辦公文用紙, 填寫時隻能用碳素墨水或藍黑墨水書寫, 不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水書寫,嚴禁塗改、抽取、撤換檔案材料。

第三章 學生檔案的保管和利用

第七條  要嚴格執行安全和保密制度,不得随意堆放,要嚴防檔案的毀損、失散和洩密,做好檔案的防火、防盜、防鼠蟲、防塵、防光、防潮工作。

第八條  學生原則上不能查閱自己的檔案材料。若确需查閱本人檔案的,須各二級學院黨總支(副)書記簽章的介紹信,由各二級學院學生工作辦公室主任或所在班級學生輔導員查閱。

第九條  查閱學生檔案須遵守保密制度和查閱規定,嚴格實行查閱登記制度,嚴禁塗改、抽取、撤換檔案材料。

第十條  學生檔案一般不外借。特殊情況須借出使用的,需經學生所在二級學院和檔案科負責人簽字批準,且限期歸還,嚴禁轉借他人。

第四章 學生檔案的轉遞

第十一條  因退學提前離校的學生,應憑教務處出具的退學證明材料和本人身份證件及時到檔案科辦理檔案調出手續。因檔案滞留造成斷檔或其他不良後果的,由學生本人負責。

第十二條  學生畢業時,輔導員要按學校統一安排,整理好畢業生的檔案, 做好裝檔密封及轉遞工作。

(一)輔導員應在規定的時間内,按照機要通信地址要求,嚴格審核或更正就業網上的畢業生檔案寄送地址,依照當年《畢業生檔案轉遞通知》仔細填寫《凯发注册畢業生檔案轉遞總表》和《凯发注册畢業生檔案轉遞表(郵局)》,按時交至檔案室。

(二)畢業生檔案中确有差缺檔案材料的,包括入校前的檔案等,輔導員務必及時告知學生本人,以便查找補齊檔案材料。

(三)輔導員應嚴格審核畢業生檔案材料,防止漏裝、混裝、錯裝,确認檔案材料齊備無誤後裝檔密封及轉遞。

(四)因畢業生檔案材料中存在的問題,需協調相關單位、部門或個人查找檔案線索,或補辦檔案證明材料,各二級學院及輔導員、檔案科和相關單位應全力配合,妥善處理相關事宜。

(五)按國家規定,學生檔案應通過機要、EMS 标準快遞或專人送取,不得由學生本人自帶。

(六)輔導員須提醒畢業生報到後,應盡快核查自己的檔案。如檔案未到, 畢業生在當年10月份前可聯系檔案科查詢EMS單号,再到EMS 标準快遞官網查詢檔案轉遞結果。

(七)未正常轉遞的畢業生檔案,由輔導員填寫《凯发注册遺留檔案交接表》後移交檔案室。當手續完備需要轉遞時,其缺失不完善的檔案材料部份,應由原輔導員及所在二級學院補充完整,再由檔案室轉遞。

第五章 附則

第十三條  本辦法如與上級規定不符時,按上級有關規定執行。

第十四條  本辦法自印發之日起第一個新學年度開始試行,解釋權歸黨政辦檔案科。



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